Kop surat merupakan salah satu elemen terpenting dalam kegiatan surat menyurat formal. Karena kop surat bisa mewakili lembaga atau perusahaan yang melakukan komunikasi berbentuk surat tersebut.
Maka dari itu Tim Panuwun memberikan panduan cara membuat kop surat termudah yaitu dengan Ms Word. Tim Panuwun menggunakan Ms Word 2019, namun tutorial di bawah ini masih relevan jika dipraktekkan dengan Ms 2005, 2006 atau 2010.
Cara Membuat Kop Surat
Sebelum membuat kop surat baik untuk badan surat maupun kop surat amplop, pastikan memiliki elemen-elemennya seperti logo, nama instansi, alamat, nomer telepon, alamat dll.
1. Membuat Kop Surat Manual
- Bukalah program Ms Word pada dokumen baru kemudian pada tab Insert pilih Header dan klik Blank Header.
- Setelah mengaktifkan Header maka menu Design Header akan muncul.
- Centang pada kolom Different First Page untuk membuat kop surat hanya muncul pada halaman pertama saja.
- Geser margin di sebelah kiri kamu untuk membuat ruang logo lembaga, instansi atau perusahaan.
- Langkah selanjutnya adalah mulai mendesain kop surat di Word.
- Pada tab Insert klik shapes, pilih bentuk yang akan digunakan sebagai dasar pembuatan logo. Biasanya berbentuk kotak, namun kamu bisa memilih bentuk apa saja karena pada akhirnya nanti bentuk tersebut akan dibuat transparan kok.
- Klik kanan pada kotak tersebut kemudian pilih Add Text. Isikan nama perusahaan atau instansi beserta alamat, serta nomor telepon. Aturlah ukuran serta jenis font.
- Untuk memasukkan logo, klik kanan pada kotak yang akan digunakan sebagai tempat logo, kemudian klik Add Text.
- Kembali ke tab Insert kemudian pilih Pictures.
- Pilih gambar yang akan dijadikan logo kemudian klik Insert Selanjutnya aturlah posisi logo.
- Untuk menghilangkan background di atas logo dan tulisan klik kanan kemudian pilih Fill pada tombol drop down pilih warna putih. Kemudian pada outline pilih juga warna putih.
- Lakukan proses yang sama untuk background pada logo. Seperti berikut contohnya.
- Untuk membuat garis kop surat klik atau letakkan kursor di bawah logo surat kemudian pada tab Home kemudian pilih Borders dan klik Borders and Shading.
- Pada tab setting pilih model garis , pada style pilih gaya garis, color untuk warna garis, width untuk ketebalan garis. Kemudian pada preview klik garis border yang atas. Jika sudah klik OK.
- Jika sudah selesai klik tombol Close Header and Footer.
Baca Juga : Cara Membuat Template Kartu Nama di Word
2. Membuat Kop Surat Otomatis
Cara membuat kop surat otomatis di Word ini bisa kamu gunakan jika kamu tidak ingin repot-repot membuat kop surat manual.
Gunakan template bawaan Ms Word untuk membuat kop surat dari Word:
- Masuk ke menu File.
- Kemudian pilih New atau ketikkan Letterhead pada kolom pencarian dan tekan Enter. Maka akan muncul berbagai jenis kop surat untuk berbagai jenis kebutuhan.
- Pilih jenis kop surat yang kamu inginkan kemudian klik kiri.
- Download kemudian klik create maka template tersebut akan otomatis masuk ke lembar kerja Ms Word.
Itu tadi tutorial cara membuat kop surat di Word. Silakan pilih cara yang otomatis maupun manual.
Kedua cara tersebut memiliki kelebihan serta kekurangan masing-masing. Jika ingin berkreasi menggunakan cara manual. Namun jika ingin hemat waktu maka pilih cara yang otomatis ya.